Préparer son voyage éducatif

Pour ne rien oublier, et préparer chaque élément de votre séjour au bon moment, nous vous avons conçu un programme en 7 étapes :

• Étape 1 : Naissance de votre projet
• Étape 2 : Choix de la période
• Étape 3 : Choix du séjour
• Étape 4 : Le financement
• Étape 5 : Validation et mise en route du séjour
• Étape 6 : Préparation du séjour (3 mois avant le départ)
• Étape 7 : La mise en oeuvre de la classe et la communication

Étape 1 : Naissance de votre projet

Il s’agit de l’étape du questionnement …

Votre voyage scolaire, pour être pleinement argumenté, doit pouvoir s’intégrer parfaitement à votre programme pédagogique et à votre projet d’école. Il peut également s’intégrer dans un projet académique ou municipal. Vous pouvez ensuite approfondir votre réflexion en procédant par exemple au CQQCOQP : méthode pense bête qui permet de ne rien oublier et de se poser les bonnes questions.

Par exemple :  Combien ? De jours, d’élèves, quel prix, combien d’accompagnateurs ? … Quand ? Partir, quand informer les parents, déposer mon dossier IA ? … Quoi ? Quel contenu, quelle thématique, quels objectifs ? … Comment ? Financier, voyager, comment réserver le séjour, impliquer les élèves, comment argumenter mon séjour ? Où ? Partir, s’informer ? … Qui ? Avec qui partir, qui réserve le voyage, qui encadre les soirées, qui nécessite un accompagnement ? … Pourquoi ? Partir, pourquoi choisir le TGV, pourquoi choisir cette thématique ? ….

Étape 2 : Choix de la période

C’est une question importante !

Pour savoir « quand partir ? », il faut se poser la question « Quels sont les objectifs ? », ou encore « votre voyage scolaire est-il plutôt un point de départ ou plutôt l’aboutissement ? ». En effet, les objectifs du séjour peuvent déterminer la période de séjour.

Voici quelques éléments pour alimenter votre réflexion :

• Les atouts  
• Les remarques 

• Partir à l’automne
• Former un groupe classe
• Travailler le vivre ensemble
• Créer une dynamique pour l’année
• Une classe d’automne se prépare avant l’été
• Les tarifs sont avantageux

• Partir entre décembre et février
• Inscrire le projet au coeur de l’année scolaire comme préparer un spectacle
• Former un groupe classe
• Travailler les thématiques artistiques : cinéma, arts plastiques, arts du cirque, contes et légendes…
• Un séjour en hiver se prépare dès l’été
• Les tarifs sur cette période sont avantageux

• Partir en début de printemps
• Inscrire le projet au coeur de l’année scolaire
• Profiter des jours qui rallongent pour les activités pleine nature
• Vous bénéficiez du troisième trimestre pour l’exploitation de votre séjour

• Choisir la fin d’année
• Partir avec une classe que l’on connait bien
• C’est une période agréable
• Vous bénéficiez du troisième trimestre pour l’exploitation de votre séjour
• Les tarifs sont plus élevés

Étape 3 : Choix du séjour

Nous vous donnerons un maximum d’informations pour vous aider à choisir votre séjour : des descriptions détaillées des centres et des thèmes de séjour, un ou plusieurs devis, un chiffrage éventuel du voyage et ou de l’équipe « vie quotidienne  » . Dans certains cas, nous pouvons établir un pré-planning.

Cherchez à définir quels sont les points décisifs à vos yeux, par exemple :

• Un lieu de séjour
• Un contenu particulier
• Une période spécifique
• Le mode de transport
• La possibilité de faire participer tel ou tel élève
• Une enveloppe financière

Étape 4 : Le financement du voyage scolaire

Votre projet commence à prendre forme … Il faut maintenant prévoir le financement, le montage financier et les aides qui peuvent beaucoup varier d’un établissement à un autre.

On retiendra ces possibilités :

Les collectivités locales : communes, communautés de communes, conseils généraux, régions, peuvent largement contribuer au financement. Surtout si votre séjour s’inscrit dans le cadre d’un projet de collectivité. Demandez de rencontrer vos élus chargés de l’éducation.

Des participations en nature : mise à disposition de  l’animateur communal, prise en charge du transport ou de telle excursion …

Le dispositif JPA / Chèques Vacances. Ce dispositif s’applique sur certains territoires, il aide les familles à revenus modestes (Quotient familial inférieur à 900€) Selon les cas, l’aide peut financer 15 à 40 % du coût du séjour, elle est augmenté lors qu’il y a handicap. Contactez nous.

L’éducation nationale par le biais IA ou de la circonscription disposent parfois de fonds disponibles au titre de subventions.

Des bourses et aides à projets permettent aussi de clore un budget. Vous pouvez également solliciter des financements privés : le sponsoring d’une entreprise en association locale sans oublier l’association des parents d’élèves.

Les familles acceptent également de financer ce moment fort de la scolarité.

Des opérations d’autofinancements sont possibles : ventes d’objets, récoltes de journaux, lavage de voitures, marchés de Noël, …

A Rêves de Mer nous souhaitons vraiment soutenir les séjours scolaires, alors si vous sentez que votre projet est remis en cause pour des raisons financières, contactez-nous pour étudier ensemble une autre alternative.

Étape 5 : Validation et mise en route du séjour

Votre projet est bien arrêté, vous pouvez le faire valider par votre établissement. Pour officialiser la réservation nous rédigerons un contrat de séjour, il précise l’ensemble des prestations prévues soit l’hébergement de groupe, la restauration, les activités et les options éventuelles : le voyage, la mise à disposition d’une équipe d’animateurs « vie quotidienne » en français, en anglais ou en breton.

Étape 6 : Préparation du séjour (3 mois avant le départ) 

Votre voyage scolaire passe véritablement en phase active. Nous vous fournissons toutes les informations nécessaires au dossier de l’inspection académique : il s’agit de la « demande d’autorisation de départ en sortie scolaire avec nuitées ». Vous devez l’adresser complété 8 semaines au moins avant votre départ pour un séjour hors de votre département (ce délai est réduit à 5 semaines si vous restez dans votre département). Il comprend notamment le planning détaillé du séjour et votre projet pédagogique.

Nous vous ferons parvenir :

• Le dossier technique
• Le planning du voyage scolaire
• Le détail de l’équipe d’animation « vie quotidienne » si vous y avez souscrit, les textes prévoient en classe élémentaire 1 adulte pour 10 enfants + l’enseignant
• Le schéma de transport si vous nous confiez tout ou une partie 

Étape 7 : La mise en œuvre de la classe et la communication

Réunion de présentation aux parents : fiche sanitaire, contenu du séjour, dates, horaires, trousseau, bagages, modalités de voyage, assurance, …

Mise en place du blog « contact parents »

Préparatif avec vos élèves : planning du voyage scolaire, règles de vie collective, …

Vous nous communiquerez la répartition des chambres, les régimes alimentaires éventuels et PAI